Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä:
Imatran Seudun Sähkö Oy ja konserniin kuuluvat tytäryhtiöt
Y-tunnus:
0159029-2
Osoite:
Karhumäenkatu 2, 55120 Imatra
Puhelin:
05 6835 209
Verkkopalvelu:
www.issoy.fi
Yhteyshenkilö rekisteriasioissa: Tuovi Litmanen-Tuomi (tuovi.litmanen-tuomi@issoy.fi)
Imatran Seudun Sähkö Oy toimii rekisterin pitäjänä konsernin yhteisessä käytössä oleville järjestelmille (asiakastietojärjestelmä, häiriötietojärjestelmä, online-järjestelmä).
2. Rekisterin nimi
Imatran Seudun Sähkö Oy:n asiakasrekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterinpitäjä tai sen valtuuttama yhteistyökumppani käyttää asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:
- asiakassuhteen, palveluiden, tuotteiden ja asioiden hoitaminen ja kehittäminen
- tuotteiden ja palveluiden mainonta, markkinointi, suoramarkkinointi ja etämyynti
- tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen ja toimitus
- laskutus, maksujen valvonta ja perintä
- rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja siihen liittyvän asiakaspalvelun kehittäminen
- mielipide- ja markkinatutkimukset
- datahub. Datahubin tietosuojaseloste löytyy täältä https://www.fingrid.fi/globalassets/dokumentit/fi/tietosuojaselosteet/datahub—tietosuojaseloste.pdf
4. Rekisterin tietosisältö
Asiakkailta ja markkinointi- tai yhteydenottoluvan antaneilta potentiaalisilta asiakkailta kerätään ja talletetaan yo. tarkoitusta varten tarpeelliset tiedot, jotka laajimmillaan ovat:
- Yleiset asiakastiedot kuten nimi, henkilötunnus tai Y-tunnus, asiakasnumero, mahdollinen S-Etukortin jäsennumero, yhteystiedot (mm. osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), ja kontaktihistoria.
- Käyttökohteen tiedot kuten lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka, käyttöpaikkaa koskevat tiedot, sähkön vuosikäyttöarvio tai tiedot toteutuneesta kulutuksesta sekä sähköliittymää koskevat tiedot.
- Laskutus- ja maksuliikennetiedot kuten laskutusosoitetiedot, laskutusryhmä, maksuehto, laskutustapa, tilinumero, maksukäyttäytymiseen liittyvät tiedot kuten tiedot suorituksista ja avoimista saatavista.
- Muut tiedot kuten asiakaspalautteet, lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin lupa- ja tai kieltotiedot sekä muut asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan suostumuksella tai valtuuttamana saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi.
- Palveluiden käytöstä havannoidut tiedot
- palvelussa suoritetut toimet, kuten vierailut tietyllä sivulla
- tehdyt ostokset taikka haun suorittaminen
- vierailun ajankohta, toistuvuus ja kesto
- selaimen tyyppi ja käyttöjärjestelmä, laitteen tyyppi, kuten tietokone tai mobiililaite
- IP-osoite, istunnon aika ja kesto
- näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä, yksilöllinen tunniste, kuten eväste- tai laite-ID,
- vuorovaikutus viestinnän kanssa. Seuraamme sähköpostiviestintämme tavoitettavuutta tallentamalla uutiskirjeiden avaus- ja klikkaustiedot yhdistäen ne sähköpostiosoitteisiin.
- muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot
5. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriä päivitetään asiakkailta tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten tai muiden asiaan liittyvien kontaktien yhteydessä sekä asiakkaan kohteisiin asennetuilta energiamittareilta saaduilta energiankäyttötiedoilla. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mm. markkinointitilaisuuksien, kilpailujen ja arvontojen yhteydessä.
Kaikki asiakaspalveluun tulevat puhelut ja sähköpostit voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään kontaktien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä sekä asiakaspalvelun ja laadun kehittämisessä.
Henkilötietoja voidaan myös kerätä, tallentaa ja päivittää esim. Väestörekisterikeskuksen tai jonkin muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä. Tietoja voidaan päivittää myös Energiateollisuus ry:n julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella.
6. Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, lähtökohtaisesti sopimus- ja siihen liittyvät tiedot asiakassuhteen ajan. Tämän jälkeen tiedot poistetaan paitsi, jos lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot.
Sopimukseen perustuvien asiakastietojen säilytysaika on sähkömarkkinalain mukaan kymmenen (10) vuotta.
Kontaktitallenteiden säilytysaika on yksi (1) vuosi.
Potentiaalisten asiakkaiden osalta suostumukseen perustuvia asiakastietoja säilytetään kunnes asiakas peruu suostumuksen. Ulkopuolisien reksiterien osalta noudatetaan rekisterinpitäjän ohjeistusta.
Tiedot poistetaan rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti. Rekisterinpitäjä voi käsitellä sopimussuhteen päätyttyä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset
Imatran Seudun Sähkö Oy:n asiakasrekisteristä ei lähtökohtaisesti luovuta rekisteritietoja kolmannelle osapuolelle. Tietojen luovuttaminen on mahdollista ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella. Viranomaisille tietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Imatran Seudun Sähkö Oy:n tietojärjestelmien palvelimet sijaitsevat palosuojatussa ja lukituissa tiloissa. Tilaan on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Järjestelmän käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjät on jaettu erilaisiin ryhmiin ja käyttöoikeudet järjestelmään määräytyvät ryhmän mukaisesti. Tietojärjestelmistä otetaan varmuuskopioita päivittäin.
Tietoihin on käyttöoikeus Imatran Seudun Sähkö Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Imatran Seudun Sähkö Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista asiakastietojen salassapitoon.
Manuaalinen aineisto säilytetään ko. tarkoitukseen varatuissa erillisissä arkistointitiloissa. Tiloihin on pääsy ainoastaan Imatran Seudun Sähkö Oy:n henkilöstöllä ja ne pidetään lukittuina muulloin kuin toimiston aukioloaikoina.
9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Asiakkaalla on EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot ja oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tarkistus- ja oikaisupyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:
Imatran Seudun Sähkö Oy
Tuovi Litmanen-Tuomi
Karhumäenkatu 2
55120 Imatra
Asiakkaalla on myös oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin tai etämyyntiin ottamalla kirjallisesti tai puhelimitse yhteyttä asiakaspalveluun. Asiakkaalla on myös mahdollisuus tutustua tietoihin Imatran Seudun Sähkö Oy:n tiloissa. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista.
Maksutta tiedot voi tarkistaa yhden kerran kalenterivuodessa.
